Η επιτυχημένη εγκατάσταση του νέου ERP της εταιρείας μου
Το ERP είναι ένα σημαντικό και καθοριστικό εργαλείο, αλλά για να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα
είναι σημαντικό να οριστεί ποιος θα το διοικεί, ο τρόπος με τον οποίο θα αποθηκεύονται τα δεδομένα
αλλά και ο τρόπος ροής των πληροφοριών.
Του Παναγιώτη Σίμου
Άρθρο στη Ναυτεμπορική
Η επιλογή ενός ERP, είτε προς αντικατάσταση μίας παλαιότερης εμπορολογιστικής εφαρμογής ή ενός παλαιού ERP, είτε ως πρώτη απόπειρα μηχανογράφησης μίας εταιρείας, είναι μια διαδικασία καθοριστική για την ομαλή εξέλιξη ή ακόμα και για την επιτυχία της.
Ποιοι είναι οι κύριοι λόγοι για να αποκτήσετε ένα ERP;
Τα συστήματα ERP οργανώνουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες, τοποθετώντας τις σε μια κοινή πλατφόρμα και τυποποιώντας τον τρόπο εργασίας για ολόκληρο τον οργανισμό. Θα πρέπει, όμως, να γίνει κατανοητό ότι το ERP δεν θα πρέπει να υποδεικνύει τις διαδικασίες αλλά να οργανώνει τις εταιρείες γύρω από αυτές.
Υπάρχουν πολλά ERP’s που ευαγγελίζονται ότι διαθέτουν τα «best practices». Προφανώς η μεταφορά τεχνογνωσίας ή οι προτάσεις βελτίωσης κατά τα πρότυπα άλλων εταιρειών που έχουν «λύση την άσκηση» ή βέλτιστων επιχειρηματικών πρακτικών παγκόσμιας κλάσης είναι θεμιτές, αλλά δεν μπορούν να εφαρμοστούν σε όλες τις επιχειρήσεις καθολικά, ειδικά στις ελληνικές μικρομεσαίες. Είναι πολλά τα παραδείγματα προβληματικών ή και αποτυχημένων έργων, εξαιτίας της απαίτησης του ERP για συγκεκριμένες ροές εργασίας, με αποτέλεσμα να καθίσταται αναγκαία η πρόσληψη προσωπικού ή να υποχρεώνονται οι χρήστες εγκρίνουν τις δικές τους καταχωρήσεις, προκειμένου να προχωρήσει π.χ. μία παραγγελία.
Επομένως, πριν την υλοποίηση του ERP, θα πρέπει να προηγείται μια σκληρή επανεκτίμηση-μελέτη κάθε τμήματος μαζί με τις λειτουργίες και τον τρόπο λήψης αποφάσεων. Το ERP είναι ένα σημαντικό και καθοριστικό εργαλείο, αλλά για να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα είναι σημαντικό να οριστεί ποιος θα το διοικεί, ο τρόπος με τον οποίο θα αποθηκεύονται τα δεδομένα αλλά και ο τρόπος ροής των πληροφοριών.
2. Αυτοματοποίηση:
Ένα σύγχρονο ERP οφείλει να είναι εξωστρεφές. Να έχει δηλαδή την ικανότητα να επικοινωνεί με λοιπές εφαρμογές που τυχόν χρησιμοποιεί η εταιρεία ή οι συνεργάτες της, έτσι ώστε να ανταλλάσσει δεδομένα και να ολοκληρώνει εργασίες χωρίς απαραίτητα την επέμβαση κάποιου χρήστη.
Στο περιβάλλον κάθε επιχείρησης υπάρχουν δεκάδες εφαρμογές που ιδανικά πρέπει να συνεργάζονται. Εφαρμογές γραφείου (word, excel, e-mail κτλ), sites και e-shops, PLCs παραγωγικών μηχανών, εφαρμογές συνεργατών όπως Β2Β, Couriers και 3PLs, εφαρμογές ψηφιακού marketing, όπως πλατφόρμες mass mailing και social media και βέβαια οι εφαρμογές των κρατικών φορέων και τραπεζών, όπως taxis, ΕΡΓΑΝΗ, web banking κ.α. Το ERP οφείλει να είναι η ραχοκοκαλιά της επιχείρησης. Να συγκεντρώνει και να μοιράζει εργασίες και πληροφορίες από και προς τις λοιπές εφαρμογές.
Για παράδειγμα μία εταιρεία που διαθέτει ηλεκτρονικό κατάστημα, διανέμει στους πελάτες λιανικής μέσω courier, ενώ τα αποθέματά της είναι σε εταιρεία logistics (3PL). Μέσω του ERP πρέπει να μπορεί να ενημερώσει αυτόματα το e-shop με νέα προϊόντα καθώς και τα υπόλοιπα των αποθεμάτων της σε κάθε κίνηση εισαγωγής ή εξαγωγής από την αποθήκη. Επιπλέον θα μπορεί να «κατεβάζει» άμεσα τις παραγγελίες από το ηλεκτρονικό κατάστημα στο ERP και να τις αποστέλλει στην 3PL για συλλογή και προετοιμασία. Μετά την συλλογή θα μπορεί αυτοματοποιημένα να ενημερώνει τον διανομέα (courier) για την παραλαβή και αποστολή των εμπορευμάτων, ενώ ταυτόχρονα πρέπει να μπορεί να επιστέφει στο e-shop όλες τις πληροφορίες για το status της παραγγελίας, ώστε να ενημερώνεται ο πελάτης. Πόσοι χρήστες θα έπρεπε να καταχωρούν πολλές φορές την ίδια πληροφορία και με τι πιθανότητες λαθών, αν δεν υπάρχει η αυτοματοποιημένη ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των συστημάτων;
Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών δεν πρέπει να σταματάει στην επικοινωνία με τρίτα συστήματα. Ένα εξελιγμένο ERP, ενσωματώνει ροές εργασιών (work flows), εκτελώντας αυτόματα στάδια των σχεδιασμένων διαδικασιών ανάλογα με τα κριτήρια που του έχουν τεθεί. Για παράδειγμα, διαδικασία εγκρίσεων δαπανών όπου το ERP θα αποστέλλει το αίτημα δαπάνης σε διαφορετικούς υπεύθυνους έγκρισης, ανάλογα με το ύψος της αιτουμένης δαπάνης αφού πρώτα ελέγξει αν είναι εντός ή εκτός προϋπολογισμού (budget).
3. Πληροφόρηση:
Αδιαμφησβήτητα στόχος του ERP είναι και η σωστή ροή της πληροφορίας στα διάφορα μέρη μιας επιχείρησης. Το ERP συλλέγει πληροφορίες σχετικά με τα ιστορικά δεδομένα, τις τρέχουσες δραστηριότητες και τα μελλοντικά σχέδια και τα οργανώνει σε αναφορές που μπορεί να χρησιμοποιήσει κάθε στέλεχος για την ανάπτυξη επιχειρηματικών στρατηγικών.
Πόσες είναι οι φορές που οι διοικήσεις προσπαθούν να κατανοήσουν τις επιδόσεις των εταιρειών και βρίσκουν πολλές διαφορετικές εκδοχές της αλήθειας; Οι διάφορες επιχειρηματικές μονάδες, μέσω μίας πανσπερμίας από excel μπορεί να έχουν τις δικές τους εκδόσεις για το πόσο συνέβαλαν π.χ. στα έσοδα ή ποιο είναι το κόστος κ.α. Το ERP δημιουργεί μια ενιαία έκδοση της αλήθειας που δεν μπορεί να αμφισβητηθεί δεδομένου ότι όλοι χρησιμοποιούν το ίδιο σύστημα, δίνοντας στους διαχειριστές σωστές και πλήρεις πληροφορίες.
Πόσο σημαντικό είναι για την διοίκηση να μπορεί να παίρνει «με ένα κλικ» το P&L ακόμα και όταν δεν έχουν «κλείσει τον μήνα» οι οικονομικές υπηρεσίες, παρά να περιμένει να της αποσταλεί στα μέσα του επόμενου;
Επομένως, η τυποποίηση των διαδικασιών και η χρήση ενός ενιαίου ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος πέρα από τη βελτίωση της ποιότητας των πληροφοριών, μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, να αυξήσει την παραγωγικότητα και να μειώσει το κόστος.
Πώς να επιλέξετε το κατάλληλο ERP για την επιχείρησή σας;
Η διαδικασία επιλογής ERP είναι καλό να ξεκινήσει μέσα από την ίδια την εταιρεία. Θα πρέπει πρώτα να καταγραφούν οι διαδικασίες της, καθώς και να σχεδιαστούν οι όποιες αλλαγές σε αυτές. Παραπάνω έγινε εκτενής αναφορά στο ότι το ERP δεν είναι ο λόγος της αναδιοργάνωσης αλλά το μέσο της επίτευξής της. Επομένως το ERP θα πρέπει να «κουβαλάει» την εμπειρία των βέλτιστων επιχειρηματικών πρακτικών (best practices), αλλά και να μπορεί να ενσωματώσει με ακρίβεια τις επιχειρηματικές διαδικασίες, έτσι όπως αυτές θα περιγραφούν λαμβάνοντας πάντοτε υπόψη τα επιχειρηματικά πλάνα σε βάθος πενταετίας (επεκτάσεις στο εξωτερικό, επενδύσεις, εξαγωγές, e-commerce, εγκατάσταση CRM κ.α.). Βέβαια δεν θα ήταν «σοφό» να αγοραστούν σήμερα τα υποσυστήματα (modules) για τα επόμενα πέντε χρόνια, παρά μόνο αυτά που καλύπτουν τις βραχυχρόνιες ανάγκες ενός έτους.
Διεθνές ή Ελληνικό;
Η δυνατότητα του localization των διεθνών ERPs είναι πολλές φορές και ο λόγος που αποτυγχάνουν στην προσαρμογή στην ελληνική πραγματικότητα. Αν και τα τελευταία χρόνια οι διαδικασίες έχουν απλουστευτεί ιδιαίτερα, εντούτοις, το localization συνήθως δεν είναι επαρκές και αποδεικνύεται αρκετά κοστοβόρο, καθώς οι προσαρμογές και οι μεταβολές επιβαρύνουν τους πελάτες και δεν περιλαμβάνονται στις αναβαθμίσεις των εφαρμογών από τις εταιρείες παραγωγής.
Cloud ή On premise;
Είναι γεγονός ότι τα κόστη για τις cloud λύσεις, χρόνο με το χρόνο παρουσιάζουν σημαντικές μειώσεις. Επομένως η επένδυση σε in house εξοπλισμό Server, αποδεικνύεται ασύμφορη. Αν δε, συνυπολογίσει κανείς τα κόστη που κρύβονται πίσω από την κτήση ενός server αλλά και της συντήρησης του όπως backups, updates, κατανάλωση ρεύματος, protection (antivirus, firewalls), τότε η επιλογή είναι μονόδρομος. Ανασταλτικός παράγοντας στην επιλογή του cloud, είναι η χαμηλή ή η ασταθής σύνδεση στο Internet και η τυχόν επένδυση σε εξοπλισμό που δεν έχει αποσβεστεί.
Συνεργάτης Υλοποίησης:
Τα κύρια κριτήρια για την επιλογή του συνεργάτη είναι:
- Το πλήθος των συμβούλων που διαθέτει
- Η αποδεδειγμένη εμπειρία τους (αν είναι δυνατό με πιστοποιήσεις)
- Η εμπειρία σε έργα αντίστοιχου μεγέθους
- Η γενικότερη εμπειρία σε έργα του ίδιου κλάδου
- Η ικανότητα επικοινωνίας των στελεχών του
- Το ομαδικό του πνεύμα
Η καθετή οργάνωση του με τμήματα συμβούλων, project managers και ανάπτυξης custom λύσεων.
O κ. Παναγιώτης Σίμου είναι Διευθύνων Σύμβουλος της ConnectLine.
H τυποποίηση των διαδικασιών και η χρήση ενός ενιαίου ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος
πέρα από τη βελτίωση της ποιότητας των πληροφοριών, μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο,
να αυξήσει την παραγωγικότητα και να μειώσει το κόστος.
Βραβεία και Αναγνώριση
